Qué documentos necesita tu gestoría cada trimestre
Tu gestor necesita estos documentos para presentar los modelos trimestrales. Aquí tienes qué mandar, para qué modelo y de dónde sale cada cosa.
Tu gestor necesita estos documentos para presentar los modelos trimestrales. Aquí tienes qué mandar, para qué modelo y de dónde sale cada cosa.
Qué mandar a tu gestor (checklist rápida)
Documentos por modelo fiscal
Checklist trimestral
| Trimestre | Periodo | Plazo presentación | Envía documentos antes del |
|---|---|---|---|
| Q1 | Enero – Marzo | 1–20 Abril | 10 de abril |
| Q2 | Abril – Junio | 1–20 Julio | 10 de julio |
| Q3 | Julio – Septiembre | 1–20 Octubre | 10 de octubre |
| Q4 | Octubre – Diciembre | 1–30 Enero | 20 de enero |
Si ya tienes tu checklist, puedes parar aquí. Si quieres entender por qué importa cada documento — y qué pasa cuando falta uno — sigue leyendo.
La escena que se repite cuatro veces al año
Es día 14 del mes. Tu gestor te manda un mensaje: "Necesito las facturas del trimestre para presentar el IVA. El plazo es el 20." Seis días. Tienes seis días para encontrar, ordenar y mandar todo lo que ha pasado en los últimos tres meses.
Abres el email. Buscas "factura" — 47 resultados, la mitad son newsletters. Miras WhatsApp — hay tres fotos de facturas que te mandaron proveedores, pero una es de diciembre. Revisas la carpeta de Drive — se llama "Facturas 2026" pero tiene un Excel de 2024 dentro.
Esto pasa cuatro veces al año. Cada vez, el mismo estrés. Cada vez, el gestor espera. Cada vez, falta algo.
El cierre trimestral no falla porque no sepas qué mandar. Falla porque reunirlo depende de tu memoria — y tu memoria está en otras cosas.
Qué presenta tu gestoría (y qué necesita de ti)
Tu gestoría presenta entre 2 y 5 modelos cada trimestre. Cada uno necesita datos distintos que salen de tus facturas:
Modelo 303 (IVA). El más importante. Declaración trimestral del IVA. Tu gestor necesita: todas las facturas emitidas — para calcular el IVA repercutido — y todas las facturas recibidas de proveedores — para deducir el IVA soportado. Una factura que falta es una deducción que no se aplica — o un IVA que se declara de más.
Modelo 130 (IRPF para autónomos en estimación directa). Pago fraccionado del IRPF. Necesita: tus ingresos del trimestre y tus gastos deducibles. Sale de las mismas facturas, pero el criterio de deducción es distinto al del IVA.
Modelo 111 (retenciones). Si tienes empleados o pagas a profesionales con retención. Necesita: nóminas y facturas con retención de IRPF.
Modelo 115 (alquileres). Si alquilas un local. Necesita: facturas de alquiler con retención.
Un autónomo con actividad regular maneja entre facturas emitidas y recibidas, extractos y justificantes, decenas de documentos cada trimestre. Si faltan tres facturas de gasto, el IVA no cuadra — y pagas de más.
Lo que pasa cuando falta algo
Las consecuencias de "no mandé todo" son más concretas de lo que parece.
Factura de gasto que falta. Tu gestor no la incluye en la declaración. Pagas IVA que podrías haberte deducido. Y IRPF sobre un beneficio que en realidad era menor. Te sale más caro — literalmente.
Factura emitida que no declaras. Riesgo fiscal directo. Si Hacienda cruza datos — y cada vez lo hace más con SII y Verifactu — la factura aparece declarada por tu cliente pero no por ti. Eso es una discrepancia — y puede generar un requerimiento.
Extracto bancario que no mandas. Tu gestor no puede reconciliar. No sabe qué cobros corresponden a qué facturas. La contabilidad queda "abierta" y se arrastra al siguiente trimestre.
Cada factura que no llega a tiempo no desaparece. Se convierte en un problema que tu gestor tiene que resolver después — y que a ti te cuesta dinero.
El verdadero problema no es la lista
Ahora ya sabes qué mandar. Pero el problema no era ese.
El patrón es siempre el mismo: el plazo llega, rebuscas, mandas lo que encuentras, tu gestor completa lo que puede. Y el siguiente trimestre, vuelta a empezar. Cuatro veces al año. Es un proceso que depende de tu memoria — y la memoria no escala.
El problema no es no saber qué documentos necesita tu gestoría. Es que mandarlo depende de que te acuerdes, de que encuentres los documentos, y de que lo hagas antes del día 10. Y cuando un proceso crítico depende de la memoria de alguien cuyo trabajo es otro, falla. No a veces — siempre.
Si las facturas se registraran cuando llegan — no cuando las buscas — tu gestoría tendría acceso a todo sin pedírtelo. Sin mensajes el día 14. Sin buscar en WhatsApp. Sin que falte nada.
El mejor cierre trimestral no es el que preparas mejor. Es el que no tienes que preparar.
Eso no es una visión futurista. Es como ya trabajan las empresas que tienen sus documentos organizados desde el día uno. La herramienta da igual — lo que importa es que el registro ocurra en el momento, no en el pánico.
Eso es lo que hace Naia. Cuando le reenvías una factura — por WhatsApp o por email — la registra, la clasifica, la archiva con el documento original. Cuando el pago aparece en el banco, lo cruza. Tu gestoría ve el resultado sin pedirte nada. Su trabajo pasa de recopilar datos a revisarlos.
Documentación oficial y modelos AEAT
Si quieres verificar plazos o requisitos de cada modelo, aquí tienes los enlaces oficiales de la Agencia Tributaria.
| Fuente | Qué es |
|---|---|
| Modelo 303 — AEAT | Declaración trimestral del IVA |
| Modelo 130 — AEAT | Pago fraccionado del IRPF (autónomos) |
| Modelo 111 — AEAT | Retenciones e ingresos a cuenta |
| Modelo 115 — AEAT | Retenciones por alquileres |
| Calendario fiscal — AEAT | Plazos de presentación trimestrales |