Cuánto cuesta realmente un administrativo
Entre el salario, las cotizaciones, el absentismo y la rotación, el coste real es un 174 % del bruto. Una radiografía completa — y una alternativa.
Si buscas "cuánto cuesta un administrativo", la respuesta rápida es: entre 15.600 y 25.500 euros brutos al año, según experiencia y región. El salario medio de un auxiliar administrativo en España es 17.500 euros.
Pero ese número no es lo que cuesta. Es lo que cobra. Lo que cuesta es otra cifra — considerablemente más alta, menos visible, y con componentes que la mayoría de empresarios no incluyen en el cálculo.
El salario de un administrativo es la parte visible del coste. La parte invisible es casi igual de grande.
Lo que dice la nómina — y lo que no dice
Tomemos un ejemplo concreto: 18.000 € brutos al año. 14 pagas de 1.286 €. Eso es lo que dice la nómina.
Lo que paga la empresa y la nómina no muestra: cotizaciones a la Seguridad Social del ~32 %. Contingencias comunes (23,6 %), desempleo (5,5 %), FOGASA (0,2 %), formación (0,6 %), MEI (0,67 %), accidentes de trabajo (~1,5 %). En total: 5.760 € al año. El coste directo para la empresa es 23.760 € — ya un 32 % más que el salario bruto.
No es un secreto. Pero muchos empresarios que buscan "cuánto cuesta un administrativo" nunca han hecho esta suma.
Por cada euro de salario, la empresa paga 32 céntimos adicionales a la Seguridad Social. Un administrativo de 18.000 € le cuesta a la empresa 23.760 antes de encender el ordenador.
Los costes que nadie presupuesta
Absentismo — 22 días al año de media
España tiene la tasa de absentismo más alta de la UE, y empeora 4,6 veces más rápido que la media europea. En 2024, el trabajador español medio se ausentó 22 días al año — sin contar vacaciones ni festivos. Para una empresa de 3 personas, eso significa que durante casi un mes al año tu única persona de administración no está.
Vacaciones + festivos — 36 días
22 días laborables de vacaciones más 14 festivos nacionales, regionales y locales. Combinado con el absentismo: unos 58 días al año — el 23 % del calendario laboral — pagados y no trabajados.
Rotación — una persona nueva cada dos años
La rotación en servicios administrativos es del 49,6 %. Es decir, estadísticamente, tu administrativo cambiará de empresa cada dos años. Y reemplazarlo cuesta el equivalente al 100 % de su salario anual: reclutamiento, onboarding y meses de baja productividad.
Puesto de trabajo
Espacio, ordenador, software, material, suministros: entre 2.700 y 6.400 € al año según ubicación.
El 49,6 % de rotación en servicios administrativos significa que, estadísticamente, cada dos años empiezas de cero. Y empezar de cero no es gratis.
La foto completa
| Concepto | Coste anual |
|---|---|
| Salario bruto | 18.000 € |
| Seguridad Social empresa (~32 %) | 5.760 € |
| Absentismo directo | ~1.600 € |
| Puesto + equipo + software | ~3.000 € |
| Reclutamiento (amortizado 2 años) | ~1.000 € |
| Onboarding / productividad reducida | ~1.500 € |
| Overhead de gestión | ~500 € |
| Total real | ~31.360 € |
El salario era 18.000 €. El coste real es 31.360 — un 174 % del bruto. Y eso sin incluir extras de convenio, complementos ni bonus. Para media jornada: entre 15.000 y 16.000 € reales al año, porque muchos costes fijos no escalan linealmente.
Para quién tiene sentido — y para quién no
1-3 personas, menos de 300K de facturación. Rara vez justificable. El empresario absorbe la administración o paga a una gestoría. Lo habitual: dedicar 5-10 horas semanales personalmente.
4-8 personas, 300K-1M de facturación. El punto de dolor. La administración consume 15-25 horas semanales. A menudo la hace "quien puede" o un familiar. El coste de no tener a nadie es real, pero el coste de contratar es desproporcionado.
9+ personas, más de 1M. Normalmente justificable. El volumen de facturas, proveedores y empleados hace necesaria una persona dedicada — o varias.
La realidad del tejido empresarial español: el 81,6 % de las empresas tiene 2 o menos empleados — 2,7 millones de empresas. Para ellas, contratar un administrativo significa duplicar o triplicar la plantilla.
Para la mayoría de las empresas españolas, contratar un administrativo no es añadir un recurso. Es duplicar el equipo.
Otra forma de acceder a la función
Naia no sustituye a una persona. Da acceso a una función que la mayoría de empresas no puede permitirse.
Si no tienes equipo de administración — y el 85,8 % de los autónomos no tiene empleados — Naia es una forma de empezar a delegar ese trabajo por 300 € al año. Sin cotizaciones. Sin vacaciones. Sin baja. Sin rotación. Con todo auditable, disponible 24/7, y sin más compromiso que el mes que pagas.
Si ya tienes equipo, Naia no lo reemplaza — lo potencia. Las tareas de menor valor añadido — registrar facturas recibidas, cruzar cobros, preparar documentación para la gestoría — las ejecuta Naia. Tu equipo se centra en lo que una persona hace mejor que cualquier sistema: relaciones, criterio, negociación, contexto.
No es una cuestión de persona contra máquina. Es una cuestión de acceso a una función que hoy, para la mayoría, es inaccesible.
La alternativa a un administrativo no es otra persona más barata. Es que la función administrativa exista sin necesitar a una persona dedicada.